La modélisation financière avec Workday Adaptive Planning

Workday Adaptive Planning est leader mondial de l’élaboration budgétaire et du reporting, selon Gartner. Les outils de ce type, appelés EPM ou encore FP&A ont la caractéristique de devoir gérer des règles de gestion spécifiques à l'entreprise tout en gardant la rigueur d’une solution structurée.

En comparaison, une simple feuille Excel présente les avantages d’une grande flexibilité mais interdit le travail collaboratif, la sécurité, le partage d’information, la gestion de volumes de données, etc. Un ERP, au contraire, sera rigide car il contiendra des processus pré-déterminés mais paramétrables.

Une solution de contrôle de gestion comme Workday Adaptive Planning doit non seulement permettre de gérer tout type de données, avec des règles de calcul personnalisées, mais de le faire dans un cadre formalisé permettant la maintenance, le reporting, les temps de réponse rapides, etc. C’est ce mix équilibré qu’il fut difficile d’obtenir dans le passé, et les anciennes solutions EPM avaient l’inconvénient d’une forte rigidité non compatible avec les besoins de souplesse des directions financières.

Modélisation des données

Modéliser consiste à paramétrer l'outil pour indiquer quels sont les indicateurs (parmi lesquels les comptes financiers ont une place centrale) que l’on souhaite suivre ou utiliser, au réel ou au budget, et à quel niveau de détail. Par exemple, les ventes prévisionnelles seront gérées par client et par produit, alors que les salaires le seront par employé et par rubrique de paye.

Derrière l’idée de "niveau de détail" se trouve en réalilté la « dimension », appelée aussi référentiel ou donnée de base. Par exemple la dimension « Client » contiendra la liste de tous les clients. Ceux-ci proviendront des autres systèmes ou seront directement gérés dans la solution. Dans la modélisation de Workday Adaptive Planning, en regroupant ces dimensions autour des indicateurs, on crée ainsi une « feuille », dans laquelle on pourra charger le réalisé, provenant d'autres systèmes, ou saisir un budget. Une feuille « ventes » contiendra par exemple les quantités vendues, le chiffre d’affaires, les remises, détaillées par client et produit.

 

Création de feuille de prévision des ventes 

Les feuilles peuvent contenir beaucoup d’autres informations permettant de calculer les données (par exemple les dates d’arrivée des employés ou la probabilité de victoire d’opportunités commerciales).

Dans Workday Adaptive Planning, l’avantage est de pouvoir très facilement ajouter des valeurs dans les listes de dimensions, créer ou modifier des feuilles, etc, sans avoir recours à des compétences techniques. On peut créer autant de feuilles que souhaité et les relier entre elles pour obtenir un modèle complet et personnalisé.

Certaines dimensions ont un rôle particulier. C’est le cas par exemple de la « version », qui représente un scénario ou un jeu de données, comme un budget, le réalisé ou une simulation. Dans Workday Adaptive Planning, on peut créer autant de versions que l’on souhaite et les comparer dans le reporting, par exemple avec des analyses d’écart. La « version » présente des propriétés particulières qui permettent de mieux piloter le processus d’élaboration budgétaire (autorisations, verrouillage, périodes, etc).

Calculer les rubriques

Dans Excel, l’une des forces est la création des formules. Hélas, elles présentent aussi un risque en cas d’erreurs, de lien rompu ou de fichier supprimé. Dans Workday Adaptive Planning, il est possible de créer des règles de gestion entre plusieurs rubriques à partir de formules très simples d’utilisation et qui ne sont jamais altérées. Ces formules sont visibles immédiatement par les utilisateurs et permettent de remonter jusqu'aux paramètres qu'elles utilisent.

Les formules peuvent être renseignées à différents endroits : dans un référentiel central, directement dans la cellule ou par rubrique, selon le centre. Les autorisations permettent d’avoir la garantie qu’elle ne sera pas modifiée par un utilisateur. C’est aussi la représentation formelle et accessible d’une règle de gestion partagée.

Ainsi, chaque feuille peut contenir plusieurs formules. Par exemple, il est possible de créer une formule de type Prix x Quantité. Quelle est la syntaxe des formules ? Elle est très similaire à Excel. On fait référence non pas aux cellules mais aux rubriques dans les feuilles avec la syntaxe Feuille.Rubrique, précédé du préfixe "acct". Le calcul du chiffre d’affaires, pour chaque client/produit sera donc : acct.Ventes.Prix_unitaire * acct.Ventes.Quantité.

Les formules peuvent aussi utiliser n’importe quelle donnée d’une autre feuille, et même utiliser la valeur annuelle, consolidée, celle du mois précédent, etc. Si le niveau de détail entre plusieurs feuille est différent, on pourra spécifier les dimensions à prendre en compte dans la lecture de l’autre feuille. Par exemple, si le prix unitaire est géré par produit, dans une autre feuille « Prix », on aura la formule unique s’appliquant sur chaque combinaison client/produit : acct.Prix.Prix_unitaire[produit=this] * acct.Ventes.Quantités

 

Exemple de formule

L’essentiel des cas de figure peut être couvert de la sorte pour créer par exemple un modèle de prévision qui commence avec les ventes, pour aller vers le compte de résultat puis le bilan et finir avec le flux de trésorerie.

Le modèle et le reporting

Les données des feuilles étant soit saisies, chargées ou calculées, il est possible de les utiliser librement dans les rapports. Dans Workday Adaptive Planning, il en existe de plusieurs types : rapports croisés en web, tableaux de bord et reporting dans les outils MS Office (Excel, Word, Powerpoint).

A chaque fois on pourra y afficher les dimensions et les comptes qui composent les feuilles. Par exemple, on pourra analyser le chiffre d’affaires annuel par produit et ajout le niveau de stock, même s'il est géré dans une autre feuille. La comparaison entre les versions se fera instantanément. C’est le rapport qui s’arrange pour combiner dans le même tableau les données provenant de différentes feuilles. Le tableau de bord repose sur les mêmes données et affiche de façon graphique les principaux indicateurs.

 

Si le modèle est modifié, les données sont recalculées immédiatement et le reporting s’adapte aussitôt. Par exemple, si l’on change une description de produit, ajoute un nouveau produit, change le calcul des remises d’un client, etc, le résultat est immédiatement disponible dans les rapports et les feuilles de saisie.

Les choix de modélisation sont importants car ils représentent la façon dont on veut suivre, comprendre et prévoir l’activité. Les données du réalisé s’adaptent à ce modèle via les tables de correspondance lors du chargement. C’est aussi pourquoi la mise en oeuvre du modèle initial se fait dans une grande interaction avec les utilisateurs clés : pour répondre aux besoins stratégiques présents, et pour leur permettre une grande autonomie dans l'adaptation future de ce modèle.


La modélisation financière comme arme stratégique

 

La fonction Finance n'a jamais été dans une position plus centrale. Elle peut délivrer les moyens de prendre des décisions stratégiques par le biais de la modélisation financière. Pour ce faire, il convient de redéfinir les modèles financiers, de tirer profit des données et d'en déduire des informations pour orienter la décision, sans perdre de temps.

Les équipes FP&A doivent fournir des prévisions pertinentes pour aider l'entreprise à s'orienter dans un contexte de variations rapides de la demande, de concurrence acharnée et de marchés instables. Impossible d'y parvenir sans un accès en temps réel, des tâches automatisées et des solutions de partage de l'information au sein de l'organisation.

Cet article propose des moyens pour tirer profit de vos modèles en transformant les données en information précieuse.

Un outil stratégique

Dans le passé, la modélisation financière n'était pas structurée et s'appliquait en coulisses. Aujourd'hui, elle est un véritiable outil pour orienter et valider les décisions stratégiques en apportant rapidement une vision chiffrée de l'avenir selon les hypothèses d'activité ou des décisions de changement d'organisation.

Au déla des processus de construction des prévisions, le besoin de visualisation des données requiert des outils intuitifs et conviviaux pour partager le résultat des simulations avec le plus grand nombre, selon leurs périmètres d'intervention et en temps réel.

Regrouper toutes les données dans un outil unique permet d'en tirer profit dans le cadre d'une modélisation financière complète s'appuyant sur des hypothèses variées : ajout des secteurs de vente, perte d'un grand client, panne de matériel, etc. La direction financière peut effectuer des simulations en quelque secondes pour fournir à la direction la visibilité nécessaire.

Concentrer l'information vitale

L’un des défis de la modélisation financière moderne est la prolifération des données dans l'entreprise. Sans solution pour intégrer tous vos flux de données dans une plateforme unique et simple d’utilisation, la Direction Financière consacre une énergie importante pour compiler manuellement les données dans des feuilles de calcul afin de répondre le plus rapidement possible aux demandes. Grâce à l'automatisation de la collecte et de la transformation des données, cette énergie peut être consacrée à l'analyse, l'accompagnement et la production de scénarios.

Le besoin des entreprises est aussi celui de la visibilité instantanée des données collectées ou calculées, selon le niveau de granularité pertinent pour la prise de décision. La technologie cloud est idéale pour collecter les données des différents systèmes (ERP, CRM, SIRH, etc), les stocker sans s'inquiéter du volume des données, et les restituer selon le format le plus adapté. La dimension technique s'efface, les outils sont construits d'abord pour répondre aux problématiques fonctionnelles. Il ne peut donc y avoir de limite technique a priori aux données disponibles pour ce faire.

Aligner dans une même direction

L'utilisation de feuilles de calculs permet à chacun de produire ses propres rapports, avec ses propres indicateurs de performance. C'est une souplesse individuelle incontestable, mais dans le cadre d'une organisation c'est un obstacle à l'optimisation opérationnelle.

Derrière le confort de ses propre feuilles Excel se cache en réalité un océan de feuilles mortes, un amas de cellules où la donnée est emprisonnée, des formules plus ou moins fiables et sans magie, des liens brisés laissant flotter les feuilles à la dérive au fond des dossiers des serveurs et des PC. Un océan où pourtant chaque navigateur croit détenir la vérité. Un peu comme s'il inventait sa propre boussole et s'étonnait de croiser des bateaux partant en sens inverse.

L'utilisation d'une plateforme commune permet non seulement de faire reposer à un seul endroit les données fiables, incontestables et mises à jour, mais cela permet aussi de disposer d'une définition unique de chaque concept : axes d'analyse, indicateurs, référence de comparaison, etc. La stratégie de l'entreprise étant connue et les objectifs partagés, la modélisation financière et ce qu'elle implique permettent d'établir une référence unique de pilotage.

Une optimisation continue

Le modèle financier optimal ne se résume pas à un centre de données ou des formules de calcul. Il doit exploiter ces données pour chacune des fonctions de l'entreprise, en interaction les unes avec les autres, pour tous les domaines pertinents (ventes, ressources humaines, achats, investissements, etc). Il doit permettre de visualiser l'impact prévisionnel des différents leviers. Les capacités d'analyse adhoc permettent aux responsables d'accéder librement aux prévisions produites, de les annoter, de les partager et de changer la perspective d'analyse.

Enfin, le modèle financier ne peut être construit comme s'il pouvait s'appliquer définitivement. Un monde qui change oblige à disposer d'un modèle de prévision puissant, en temps réel, reposant sur des hypothèses clés et des données fiables. Mais, plus encore, il doit pouvoir s'adapter facilement aux nouveaux enjeux. Améliorer la modélisation financière, c'est aussi tenir compte de son caractère perfectible et éphémère.

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Comment la modélisation financière peut devenir un super-pouvoir !

La modélisation financière est une sorte de super-pouvoir : en un éclair, vous pouvez tester vos hypothèses et vos scenarios, obtenir le résultat des calculs en détail et en comparant toutes les versions avant d'élaborer votre budget. Vous construisez une vision de l'avenir comme jamais auparavant.

Vous pouvez créer autant de scénarios que vous le souhaitez. Les modèles financiers dynamiques vous montrent les effets probables des variations de divers indicateurs (augmentation des effectifs, réduction du temps de production, développement des secteurs de vente) pour obtenir les résultats prévus. Ainsi, vous pouvez agir après avoir évalué toutes les options.

Cependant, si la modélisation financière ressemble à un superpouvoir qui permet de voir l'avenir, les anciens outils ou les processus manuels qui limitent le nombre et le type des scenarios envisageables agissent comme de la kryptonite. Ils ralentissent la prise de décision, réduisent le temps utilisé pour les tâches à forte valeur ajoutée, et vous empêchent d'obtenir des résultats rapidement en toute transparence.

En vous reposant sur un outil moderne, vous traitez instantanément des volumes importants de données, vous appliquez des règles de calcul formalisées, vous bénéficiez de la meilleure sécurité des données possible et vous partagez les résultats dans des outils de reporting conviviaux en temps réel.

Voyons comment créer des modèles financiers flexibles, solides et suffisamment puissants pour prendre des décisions stratégiques et aider votre entreprise à gérer les événements inattendus.

Les processus manuels alourdissent vos modèles

Idéalement, les modèles financiers devraient être suffisamment solides et flexibles pour s'adapter aux situations courantes et aux multiples attentes des managers et de la direction. Si votre équipe perd son temps à agréger des données provenant de plusieurs systèmes et à vérifier que les feuilles de calcul n'ont pas d'erreurs, la modélisation et l'analyse passent au second plan. L'essentiel du temps est consacré à des tâches à faible valeur ajoutée pour l'entreprise. Les compétences internes sont sous-employées.

Selon une étude d'Adaptive Insights auprès d'un panel de DAF, 71% des équipes financières gèrent des données provenant d'au moins trois systèmes. Quand les données sont agrégées manuellement à partir de systèmes multiples et intégrées dans des feuilles de calcul, c’est à la fois laborieux, source d’erreur et imprécis. Le traitement de la donnée ne doit pas être le rôle du contrôleur de gestion, mais le résultat d'un traitement automatisé par les systèmes.

La modélisation financière doit simplifier et accélérer ces processus et libérer du temps pour vous permettre de vous consacrer au choix des hypothèses et à la communication des résultats.

Propriétés d’un modèle solide

Un modèle solide de prévision doit contenir les calculs pour tous les indicateurs (charges, capital, effectif, chiffre d’affaires, coûts des projets...) pour n’importe quel département, entité ou fonction.

L'alimentation du modèle financier est aussi l'occasion de faire le point avec tous les contributeurs, de recueillir des informations sur les objectifs prioritaires et de créer un ensemble d'hypothèses pour obtenir une vision claire des résultats futurs selon les paramètres renseignés. La dimension collaborative permet de bénéficier des indicateurs prévisionnels saisis par ceux qui les maitrisent le mieux, les opérationnels. Ainsi, vous avez la garantie de la pertinence des hypothèses saisies.

Les modèles financiers deviennent alors une source d'information puissante pour tous les collaborateurs de votre organisation : les opportunités de business, les avantages concurrentiels, les risques, les source d'économies ou de développement.

Un modèle financier solide et efficace doit remplir les conditions suivantes  :

  • Une source unique et fiable

Une source unique de données, fiable, qui soit à la fois accessible, pertinente et suffisamment flexible, apporte une vision commune et un alignement de tous derrière les mêmes objectifs. Lorsque tout le monde s'accorde sur la définition, la validité et l'exactitude des données, il y a moins de conflits sur les chiffres et plus de collaboration entre les business units.

  • Renforcer la confiance dans les chiffres

Il s'agit d'avoir un accord commun autour de la validité des données. Cette confiance est accrue par la transparence des concepts (chiffre d'affaires, effectif, etc), des traitements (allocations, calculs), des versions (simulation, forecast, budget) et du modèle de données (organisation, produits, etc). Les indicateurs de performance ne sont plus le résultat d'une production opaque provenant de la finance, mais d'un modèle élaboré, partagé et compris par tous, dont la finance reste le chef d'orchestre.

  • Calculs automatisés

Les anciens outils EPM et les tableurs n'ont pas la réactivité qui convient à notre époque : les prévisions sont obtenues après des jours de traitement, alors que le besoin d'analyse est immédiat. En automatisant les tâches de budgétisation et de prévision, votre équipe disposera de plus de temps pour produire un nombre illimité de scénarios, dont le résultat peut être analysé avec les outils de reporting multidimensionnel en temps réel. La modification d'un paramètre prévisionnel est pris en compte immédiatement et permet d'en voir l'impact dans les analyses et à tous les niveaux de consolidation..

  • Un modèle conçu collaborativement

Dans votre entreprise, tout le monde travaille sur des modèles de prévision plus ou moins formalisés. Vous pourriez faire travailler tous les contributeurs dans une seule et même solution ergonomique et conviviale. La définition des modèles et leur utilisation est le résultat d'un travail commun. Au bout du compte, une véritable collaboration se traduit par des modèles financiers plus réalistes et mieux définis.

Pas de modélisation efficace sans outil moderne

Aujourd’hui, les entreprises ont besoin de moyens de modélisation et d’analyse financière modernes qui permettent des analyses à la volée, en libre-service, ainsi que des capacités de scénarios et de simulations illimitées.

La croissance du volume et des sources des données, la vitesse d'innovation et d'obsolescence technologique et un marché en constante évolution oblige à s'équiper d'outils efficaces. Pourrait-on aujourd'hui continuer à bâtir des perspectives stratégiques ou à court terme avec les mêmes outils qu'il y a vingt ans ?

Alors, quelle est la solution ? Une plateforme de planification cloud conçue à partir des besoins réels des directions financières, évolutive et complète, qui vous garantit la puissance nécessaire pour prendre en charge la complexité de votre activité. Une solution qui permet à la direction financière de répondre rapidement aux questions des managers et de la direction : "quels sont les effets financiers de tel événement ou de telle décision ?"

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